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Avaliar e investir na gestão de processos é a melhor forma de aumentar a produtividade e solucionar problemas nas empresas sem gastar muito. Mesmo assim, os empreendedores mais conservadores acham que mexer nos processos empresariais pode criar confusão nos funcionários e desestabilizar o negócio. Para desmistificar esse pensamento, hoje resolvi falar um pouco sobre esse assunto. Mas antes, você sabe o que é gestão de processos?
Todas as atividades de uma empresa estão ligadas um conjunto de atos e sistemas. É a essas atitudes tomadas durante a criação de qualquer produto ou serviço que damos o nome de processos.
As empresas estão repletas de processos. Esse modelo fica fácil de ser visualizado pelos proprietários do setor industrial. Toda empresa possui alguma forma de “linha de produção”. São desde os trabalhadores que atuam no mesmo produto, até os vários passos em que esse produto passa para sair da empresa até chegar ao consumidor final.
Por isso que investir em uma melhor gestão de processos ajuda a deixar a empresa mais produtiva, rentável e forte sem gastar nada, ou quase nada. Basta detectar pontos fracos na sua cadeia de produção e entrega e investir de maneira assertiva.
Escrevi recentemente um artigo com um passo a passo de como fortalecer a sua gestão empresarial. Aquelas dicas serão importantes também para melhorar os processos de gestão. Por isso, se você ainda não leu aquele artigo, comece por lá.
Como fazer uma gestão de processos eficiente
O grande problema na gestão de processos é a inflexibilidade e burocracia envolvida. Muitas vezes a falta de delegação de tarefas, por exemplo, faz com que apenas um funcionário ou o dono sejam responsáveis por uma etapa fundamental no processo empresarial. Assim, se ele não está disponível na hora, o caminho entre seu produto ou serviço e a empresa fica atravancado.
Esse tipo de problema indica o quanto é preciso mapear e entender o caminho em que seu produto ou serviço passa até chegar ao consumidor final. Só após isso devemos pensar em novos modelos de gestão empresarial.
Essas análises que irão indicar quais são os problemas mais urgentes, quais as prioridades e quais atitudes devem ser tomadas para tornar o seu processo empresarial mais rápido e eficaz.
A grande dificuldade em mudar a gestão empresarial é que ele é muito delicado. As mudanças nas atividades que constituem esses processos podem afetar vários funcionários e alterar a cadeia de produção. É por isso que a mudança na gestão do processo pode demorar um tempo para chegar a 100% de sua efetividade.
Um exemplo clássico de como a gestão do processo pode agilizar o serviço: imagine a entrega que sua empresa recebeu um pedido. Após o pedido ser registrado no sistema, o faturista emite a nota fiscal e o boleto de pagamento. Depois ele imprime os documentos e os entrega ao responsável pelo estoque. Só então o estoquista irá procurar, embalar e separar o pedido e então liberar para entrega.
Percebe como esse modelo de gestão de processos linear acaba atravancando o trabalho? Veja o segundo exemplo:
Imagine um pedido naquela mesma empresa. Um funcionário registra o pedido e já aciona o faturista e o estoquista sobre o produto que irá sair. Enquanto o responsável pelas notas fiscais e boleto prepara a documentação necessária, o estoquista já está separando os produtos e embalando para entrega. Quando os papeis chegam no estoque, os pedidos já estão separados e prontos para entrega. Assim, com os dois profissionais trabalhando simultaneamente em dois setores distintos, você consegue diminuir drasticamente o tempo de saída do produto.
Como a gestão de processos empresariais salva seu negócio
No exemplo acima fica bem claro como mudando apenas algumas atividades nos processos empresariais fica mais fácil gerenciar uma empresa. Claro que pode levar algum tempo para que essa mudança na gestão de processos seja totalmente aproveitada, porque os funcionários podem levar algum tempo para se adaptar às mudanças impostas. No entanto, se os estudos e dados foram avaliados corretamente antes da implantação do novo modelo de gestão de processos, o resultado virá em breve e com muito mais força.
Com um sistema de gestão de negócios mais eficiente fica muito mais fácil ser competitivo no mercado, que está cada vez mais dinâmico e exigente. Se sua indústria não está produzindo com total capacidade ou seu negócio não está entregando os pedidos em menos tempo, você dá uma margem muito maior para a atividade dos seus concorrentes.
O mais interessante em se investir em gestão de processos empresariais é que ela exige pouco ou nenhum investimento em dinheiro e traz resultados fantásticos com pouco treinamento.
Por isso, não há motivo para não se estudar ou se aprofundar em novos modelos de gestão de processos ou novidades na maneira como gerenciar o seu negócio.
